In de magere jaren stond investeren in automatisering niet bovenaan de to-do-list van bouwbedrijven. Maar nu er geld is en er veel meer programma`s op de markt zijn om processen te stroomlijnen, is er geen tijd. Het is alle hens aan dek is om projecten op tijd gedaan te krijgen. Het lijkt op dit moment misschien niet logisch om tijd te investeren in zaken die niet direct iets opleveren, maar dat is een typisch geval korte versus lange termijn.
Dubbel werk
Er is wel eens berekend dat bouwvakkers per klus een kwart van de gebruikte materialen vergeten te registreren. Dat materiaal wordt dus niet bij de klant in rekening gebracht, en dat is een flinke schadepost, waarvan men zich meestal niet eens bewust is.
Automatiseren betekent dat er sneller en secuurder gewerkt wordt. Het bijhouden van uren, van materiaal, het werkschema, inzicht in de kosten, inkoop en levertijden; met software is het allemaal te managen. Verder kan er gemakkelijk informatie uitgewisseld worden met samenwerkende ketenpartners. Documenten, contracten en tekeningen zijn vlot terug te vinden, en de ordners (soms kasten vol) kunnen de deur uit. Dubbel werk, een van de grootste ergernissen van administrateurs en zzp`ers, is niet meer nodig, en dat scheelt heel veel tijd.
Personeel in- en uitlenen
Het mooie van software is dat het op maat ingezet kan worden. Een groot bouwbedrijf werkt aan meerdere projecten op verschillende locaties tegelijk. Daarvoor wordt misschien personeel ingeleend, terwijl voor een ander project werknemers op uitleenbasis tijdelijk ergens anders aan de slag zijn. Het is een complex geheel, en waar er tot voor kort een hoop papierwerk aan te pas kwam, is automatisering een uitkomst. Met een softwarepakket met toepassingen voor zowel personeel, projecten als financieel beheer kan dan veel tijd bespaard worden.
Aan de andere kant kan een startende zzp`er in de bouw veel hebben aan een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk programma voor de urenregistratie. Want om voor zelfstandigen- en startersaftrek in aanmerking te komen, eist de belastingdienst minimaal 1225 gewerkte uren per jaar.
Pakketten en modules
Er bestaat specifieke software voor de bouwsector voor het optimaliseren van processen. Een voorbeeld is Bouw7 maar er zijn er nog veel meer. Een groot bouwbedrijf heeft vaak zelf een financiële afdeling die zich in de materie kan verdiepen. Voor een kleiner bedrijf kan het handig zijn om een accountant om advies te vragen.
Er zijn kant en klare pakketten, verschillende abonnementsvormen, losse modules voor zowel de administratie als de werkprocessen, projectbeheer, en noem het maar. Processen automatiseren en digitaliseren kost in het begin misschien even wat tijd, maar het is de moeite waard. Het zorgt voor blijvend voordeel in de vorm van tijdwinst en gemak. Ook met het oog op het milieu is het paperless office een grote verbetering. Weg met die papierwinkel dus!
