Digitalisering in bouw en installatie steeds vaker web-based

Web-based ERP systemen voor de bouw- en installatiebranche zijn sterk in opkomst. Wat is er mogelijk, en waar gaat digitalisering in de toekomst naar toe? Op deze en andere vragen heeft digitalisatie-expert Henri Polman een antwoord. Hij geeft ook nog vier tips voor beginners en drie voor gevorderden.

Polman leidde jarenlang het bekende Gilde Software en begon onlangs aan een nieuw avontuur als oprichter en adviseur van Sidekick Online Projectsoftware. Over de plaats die digitalisering inneemt in de bouw- en installatiebranche is hij heel duidelijk. ‘Anno 2023 is digitalisering niet langer een optie, maar een noodzaak voor bedrijven’, stelt Polman. 

‘De afgelopen decennia hebben een aantal specialisten een toonaangevende positie verworven in de automatisering van bouw- en installatiebedrijven. Door de groeiende vraag naar steeds meer en nieuwe functies zijn deze systemen steeds omvangrijker en daarmee complexer geworden. Om deze systemen succesvol in te zetten zijn grote investeringen nodig, zowel financieel als qua tijd. Er is geld nodig voor de infrastructuur, want deze systemen draaien op eigen servers of vergen kostbare hosting in de cloud. Ook de initiële aanschaf van traditionele software is prijzig. En dan is er nog de implementatie die door de complexiteit veel tijd en inspanning van de interne organisatie vergt en hoge kosten voor externe ondersteuning met zich meebrengt.’

Web-based

De laatste jaren ziet Polman een duidelijke behoefte om van complexe geïntegreerde systemen over te gaan naar eenvoudig te gebruiken en qua kosten laagdrempelige online toepassingen: ‘Tot nu toe waren deze laagdrempelige web-based oplossingen te beperkt in functionaliteit en onvoldoende gericht op specifieke wensen in de bouw- en installatiebranche om de complete projectadministratie goed te ondersteunen. Momenteel komen nieuwe aanbieders op de markt die dit wel kunnen realiseren; een branchespecifieke web-based ERP-oplossing met een totaalplatform voor de projectadministratie.’ 

Bouw en installatie

Polman bedient met Sidekick meerdere branches. Bouw en installatie worden vaak in één adem genoemd, maar welke verschillen ziet hij? ‘De bouwbranche is heel breed met hoofdaannemers die op een hoog abstractieniveau calculeren en veel gespecialiseerde onderaannemers aansturen. In de installatiebranche wordt doorgaans op artikelniveau gecalculeerd. Artikelbeheer in de installatiebranche is veel verder doorgevoerd: dat zie je met name in het participatieniveau in artikelbeheerplatforms als 2ba (Bestands Beheer Artikelen). Elke discipline stelt specifieke eisen aan de software, met name in het voortraject (calculatie/offerte) en het digitaal werken op locatie. De DICO ketenstandaard legt een gezamenlijke basis voor uniform beheer en delen van artikelinformatie en het faciliteren van digitale communicatie tussen marktpartijen, zowel in de bouw- als installatiebranche.’

Frisse wind

Een veel gemaakte fout die Polman ziet, is dat bedrijven niet van pakket durven veranderen terwijl dat in veel gevallen beter zou zijn. Hij licht toe: ‘Bedrijven hebben in de afgelopen decennia gekozen voor traditionele leveranciers. Op zich bieden die goede oplossingen, maar on-premise. Op locatie dus, geïnstalleerd en draaiend op de computers van het bedrijf dat de software gebruikt. In het verleden was on-premise software standaard. In de afgelopen jaren kiezen nieuwe gebruikers vaker voor cloud computing en Storage as a Service (SaaS). Aan on-premise oplossingen zitten nogal wat nadelen. Het brengt hoge kosten met zich mee voor personeel, onderhoud en energie.’

Het is goed om een pakket regelmatig tegen het licht te houden, volgens Polman. ‘Vraag je af: Voldoet het nog? En wat is er verder op de markt? Gebruikers zijn doorgaans niet happy met complexe, omslachtige en daarmee tijdrovende werkwijzen. Organisaties zijn bang voor verandering en zuinig op wat ze hebben. Ze zien er tegenop om een bedrijfskritisch systeem te vervangen en blijven veel tijd en geld investeren om het verouderde systeem in de lucht te houden. Daarmee laten bedrijven kansen liggen om een frisse wind door de organisatie te laten waaien. Nieuwe tools kunnen een bedrijf echt een boost geven.’

Kijkje richting toekomst

In de bouw- en installatietechniek hebben veel bedrijven al verschillende bedrijfstakken en taken gedigitaliseerd. Wat ziet Henri Polman gebeuren richting de toekomst? ‘Er is een duidelijke tendens naar ontzorgen en web-based werken, en er komen steeds beter functionerende oplossingen voor projectbeheer, met specialisaties op het gebied van de bouw- en installatiebranche. Gebruikersgemak is key. Tot slot zullen beide branches in de komende jaren massaal overstappen van complexe on-premise ERP-systemen naar een nieuwe generatie laagdrempelige web-based software.’ 

4 Tips voor beginners

Instappers raadt Polman aan om vooral laagdrempelig te starten. ‘Voor wie nog nooit iets heeft gedaan met digitalisering’, zegt hij, ‘begint het bij het besef dat het geen optie meer is, maar een absolute noodzaak. Je kunt niet meer achterblijven, de hele wereld is digitaal: van betalingsverkeer tot de vastlegging van gegevens. Wacht dus niet, maar ga ermee aan de slag.’ 

De vier tips dan: 

• Een proefperiode is een goed idee. Probeer een software pakket uit. Laat er verschillende mensen naar kijken, mee werken. Doe dat in je eigen tempo. 
• Neem zeker niet te veel hooi op je vork. Begin dus met een beperkt aantal modules. Als je eenmaal gewend bent om bepaalde zaken digitaal te doen, is de stap om dat uit te breiden veel minder groot.
• Begin met de functies die snel het meeste voordeel opleveren zonder investeringen in tijd en geld. Denk daarbij aan mogelijke knelpunten. Misschien verloopt de communicatie met buitendienst nu niet optimaal, of wil je sneller en professionelere offertes kunnen maken. Ervaar hoe handig het is om alle klantgegevens op je mobiele telefoon te hebben. Dat scheelt enorm veel tijd. Dergelijke ‘quick-wins’ motiveren enorm! 
• Neem vervolgstappen die gebaseerd zijn op je eigen ervaring en op bewezen resultaten.

3 Tips voor gevorderden

Voor gevorderden heeft Polman een oproep: ‘Ben je al helemaal gewend aan een digitaal systeem? Bekijk het dan eens kritisch. Voldoet het qua inhoud, en kun je ermee wat je wilt? Maar ook: hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid? Is het voor nieuwe medewerkers bijvoorbeeld gemakkelijk om met het pakket te leren werken? Sinds de aanschaf van het pakket waar je als bedrijf mee werkt, is er veel veranderd.’ 

Zijn drie tips voor gevorderden luiden: 

• Neem afscheid van complexiteit; houd het eenvoudig. 
• Innoveer; selecteer een web-based platform dat je volledige bedrijfsvoering kan ondersteunen. Probeer wat uit, vraag bedrijven die al met een bepaald pakket werken naar hun ervaringen.
• Motiveer en train je medewerkers. Begin met een deel-implementatie om aan de nieuwe generatie software te wennen en ervaar de voordelen. Breid het daarna uit.