©
In veel bouw- en installatiebedrijven begint de werkdag nog altijd met een stapel papieren. Werkbonnen, werkbriefjes, notities van materialen en losse urenstaten. Aan het einde van de week komt alles weer terug op kantoor, vaak onvolledig, onleesbaar of simpelweg kwijt.
Voor veel ondernemers in de bouw voelt dit als “hoe het nu eenmaal gaat”. Toch stappen steeds meer bedrijven over op een digitale oplossing. Niet omdat ze per se willen digitaliseren, maar omdat het simpelweg tijd, fouten en fru
De nadelen van papieren werkbonnen
Papier lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk zorgt het voor veel inefficiëntie. Waar je vrijwel altijd tegen aan loopt:
- Werkbriefjes raken kwijt
- Uren worden pas dagen later ingevuld
- Handgeschreven bonnen zijn slecht leesbaar
- Materiaalgebruik wordt vergeten
- Administratie kost onnodig veel tijd
Vooral bij kleine bouwbedrijven kan dit snel oplopen. De eigenaar of administratie moet alle werkbonnen handmatig verwerken voordat een factuur kan worden gemaakt.
Dat betekent: later factureren en dus later betaald krijgen.
Voordelen van een werkbon app
Veel ondernemers denken dat digitaliseren meteen betekent dat ze een groot software systeem moeten invoeren. Met uitgebreide trainingen, ingewikkelde instellingen en hoge kosten. En helaas gebeurt dat ook nog erg veel. De grotere software pakketten zijn vaak pas interessant als je meer dan 20 man in dienst hebt en vast personeel op kantoor hebt dat aan alle knoppen kan draaien. In de bouwwereld is er niet echt een vangnet voor de kleinere bouwbedrijven. Dat weerhoudt ze ervan om stappen te zetten.
Juist kleine bouwbedrijven hebben vooral behoefte aan een eenvoudige oplossing die precies doet wat nodig is: uren registreren, materialen bijhouden en overzicht geven.
Gewoon een simpele app waarmee medewerkers hun uren en materialen direct op hun telefoon kunnen invullen. Hierdoor blijft het proces hetzelfde als voorheen, alleen dan digitaal. Een app die de laatste tijd enorm groeit in populariteit is de werkbon app van Werkbriefje.app (https://werkbriefje.app/), die speciaal is ontwikkeld voor kleine bouwbedrijven en installatiebedrijven.
Uren en materialen direct registreren op locatie
Met een digitale werkbon werken medewerkers simpel:
- Ze kiezen het project
- Registreren hun gewerkte uren
- Voeg eventueel materialen toe
- Plaatsen een notitie of foto
Dat kost vaak maar een paar seconden. Voor de ondernemer betekent dit dat alle informatie direct zichtbaar is. Je ziet precies:
- wie waar heeft gewerkt
- hoeveel uren er zijn gemaakt
- welke materialen zijn gebruikt
- welke projecten klaar zijn voor facturatie
Omdat alles realtime wordt geregistreerd, hoef je niet meer te wachten tot werkbriefjes terugkomen op kantoor.
Minder administratie, sneller factureren
Een van de grootste voordelen van digitalisering is dat administratie veel minder tijd kost. Wanneer uren en materialen al per project zijn geregistreerd, is de stap naar facturatie klein. De meeste informatie staat immers al klaar. Het is simpelweg minder uitzoekwerk, er worden minder fouten gemaakt en hierdoor kun je ook sneller factureren. Voor kleine bouwbedrijven kan dit een groot verschil maken in cashflow.
Ontwikkeld uit de praktijk van kleine bouwbedrijven
Niet elke digitale oplossing sluit goed aan bij de praktijk van vakmensen. Sommige softwarepakketten zijn uitgebreid, maar daardoor ook ingewikkeld.
Een goede werkbon app is juist ontworpen met eenvoud als uitgangspunt. Medewerkers moeten te veel poespas gewoon hun uren kunnen registreren. Als het niet goed werkt, zullen ze ook nooit de moeite nemen het te willen leren.
Dat is ook de gedachte achter de oplossing van Werkbriefje.app. De app is ontwikkeld vanuit de praktijk van een familiebedrijf in de bouw, met als doel papieren werkbonnen te vervangen door een eenvoudig digitaal alternatief.
Geen overbodige functies, maar precies wat nodig is om overzicht te houden over projecten, uren en materialen.
Digitalisering begint met één kleine stap
Digitaliseren voelt misschien als een grote stap voor veel bouwbedrijven. Maar het begint met een kleine eerste stap, het vervangen van het papieren werkbriefje.
Wanneer urenregistratie eenmaal digitaal gebeurt, volgen andere verbeteringen vanzelf. Denk aan betere projectoverzichten, minder administratie en sneller factureren.
En misschien wel het belangrijkste: meer tijd voor het echte werk.